ExFlow Travel & Expense Mobile App

Die ExFlow Travel & Expense App, verfügbar für Android und iOS, ermöglicht eine mühelose und schnelle Einreichung von Ausgaben und Kilometergeld von einem mobilen Gerät aus. Die erstellten Dokumente stehen den Genehmigern und der Finanzabteilung sofort nach der Einreichung zur Verfügung.

Die App ist die vorgesehene Methode, mit der Mitarbeiter ihre Ausgaben und Kilometer einreichen sollten, da dies mit nur wenigen Klicks und Eingaben unterwegs möglich ist.

Nachfolgend sind Beispiele dafür aufgeführt, wie die App auf verschiedenen Seiten erscheint.

Erste Schritte mit der ExFlow Travel & Expense App

Um die App zu nutzen, ist der erste Schritt das Herunterladen. Sie ist sowohl im Google Play Store als auch im Apple App Store verfügbar. Benutzer können sie über die untenstehenden Links finden oder nach ''Travel and Expense'' im jeweiligen Store suchen.

Gehe zu: Google Play oder Apple App Store

Anmeldung

Die Anmeldung in der ExFlow Travel and Expense App erfordert bei der ersten Anmeldung zwei Schritte. Hier ist der Bildschirm für die Kunden-ID unten dargestellt.

Beim ersten Öffnen der App geben Sie in dieser Reihenfolge eine Kunden-ID und Anmeldeinformationen ein. Diese Details wurden Ihnen per E-Mail zugesandt, als Ihr Konto eingerichtet wurde. Alternativ können Sie sich an Ihren Business Central Administrator oder die IT-Abteilung wenden. Die App speichert Ihre Kunden-ID und Anmeldedaten für zukünftige Verwendungen, es ist jedoch wichtig, diese zugänglich zu halten, falls Sie das Telefon wechseln oder unvorhergesehene Umstände auftreten.

App-Oberfläche

Dieser Abschnitt dokumentiert die verschiedenen relevanten Elemente in der ExFlow Travel and Expense App.

Startbildschirm auf dem Telefon

Nach dem Herunterladen der App erscheint das Travel and Expense-Symbol auf Ihrem Startbildschirm.

Wenn das Symbol einen Indikator anzeigt, bedeutet dies, dass es ungesendete Ausgaben oder Kilometer gibt.

Dashboard

Das Dashboard ist die erste Seite der App.

Oben befindet sich ein Aktualisierungssymbol, das anzeigt, ob eine Synchronisierung mit der Cloud erforderlich ist. Dies tritt auf, wenn es eine Weile her ist, seit die letzte Synchronisierung durchgeführt wurde oder wenn es ausstehende Einträge gibt.

Die Synchronisierung der Daten mit der Cloud kann jederzeit durchgeführt werden und kann erreicht werden durch:

• Tippen auf das Aktualisierungssymbol oben rechts, oder
  

• Herunterziehen vom oberen Rand des Dashboards.
  

Der zentrale Bereich des Dashboards zeigt eine Liste verschiedener Zustände an. Diese Zustände sind oben im Dashboard gruppiert.

Wenn es abgelehnte Ausgaben oder Kilometer gibt, werden diese oben rot hervorgehoben aufgelistet.

Ein kleines Synchronisierungssymbol erscheint bei Transaktionen, die noch nicht mit dem Server synchronisiert wurden.

Unteres Menü

Am unteren Bildschirmrand können Benutzer eine neue Transaktion erstellen, indem sie auf das PLUS-Symbol klicken. Die verfügbaren Optionen können je nach den Einstellungen des Unternehmens in ExFlow Travel & Expense variieren.

• Ausgabe mit Kamera: Erstellen Sie die Ausgabe, indem Sie ein Foto des Belegs machen.
• Kilometer: Für die Meldung von Kilometern.
• Spesenabrechnung: Erstellen Sie eine Spesenabrechnung.
• Ausgabe: Erstellen Sie die Ausgabe.

Konto

Das Konto, das sich auf der rechten Seite befindet, bietet dem Benutzer die folgenden Optionen:

• Abmelden: Ermöglicht das Abmelden.
• Fahrzeuge: Zeigt die Fahrzeugliste an. Der Benutzer kann hinzufügen oder bearbeiten.
• Verlauf: Zeigt die historischen Daten an, die eingereicht wurden.
• Online-Hilfe: Link zum Online-Handbuch für Travel & Expense.

Einreichen einer Ausgabe

Gehe zu: PLUS

Initiieren Sie den Prozess der Einreichung einer Ausgabe auf vier verschiedene Arten:

Gehe zu: Ausgabe mit Kamera, um eine Ausgabe von Grund auf zu erstellen.

Teilen Sie ein Foto aus der Fotogalerie und wählen Sie das ExFlow Travel & Expense App-Symbol. Wenn Sie mehrere Fotos teilen, haben Sie die Möglichkeit, eine Ausgabe mit allen Fotos zu erstellen oder eine Ausgabe pro Foto zu erstellen. Nach dem Initiieren einer Ausgabe, z. B. durch das Aufnehmen eines Fotos, wird die folgende Ansicht angezeigt:

Oben können Sie zum Dashboard zurückkehren. Wenn Informationen oder Fotos hinzugefügt werden, wird die Ausgabe als Entwurf gespeichert.

Wenn Sie eine Ausgabe verwerfen möchten, tippen Sie auf das Bild und Löschen.

Fotos

Fotos sind in ExFlow Travel and Expense von entscheidender Bedeutung, da sie das sofortige Verwerfen von Belegen nach dem Erfassen ermöglichen. Nachfolgend sind einige wichtige Details zu Ausgabenfotos aufgeführt.

Foto-Vorschau: Durch Tippen auf ein Foto wird eine Vorschau geöffnet, in der Optionen zum Löschen oder Drehen des Fotos verfügbar sind. Unten können Sie auswählen, welches Foto in der Vorschau angezeigt werden soll.

Weitere Fotos hinzufügen: Fügen Sie der Ausgabe weitere Fotos hinzu, indem Sie auf das PLUS-Symbol neben dem Bild klicken. Es gibt zwei Optionen:

• Beleg scannen: Bedeutet, dass ein Foto des Belegs gemacht wird.
• Foto auswählen: Fügen Sie ein Foto aus der Fotogalerie auf dem Telefon hinzu.

Ausgabendetails

Nachfolgend ist eine Beschreibung der einzelnen Begriffe in einem Ausgabenbericht aufgeführt. In der App sind Elemente, die rot hervorgehoben sind, obligatorisch.

Ausgabendetails
Datum:	Ändern Sie das Datum der Ausgabe. Wenn ein Foto angehängt ist, wird das Datum standardmäßig auf den Tag gesetzt, an dem das Foto aufgenommen wurde. Wenn Sie die App verwenden, um ein Foto zu machen, wird das heutige Datum angewendet.
Währung:	Wählen Sie die richtige Währung aus einer Liste aus. Die anfängliche Währung basiert auf dem GPS-Standort des Geräts.
Betrag:	Die Kamera interpretiert den Betrag vom Beleg oder geben Sie den Gesamtbetrag der Ausgabe manuell ein.
Land:	Wählen Sie das Land aus einer Liste aus. Das anfängliche Land basiert auf dem aktuellen GPS-Standort des Geräts.
Beschreibung:	Die Beschreibung wird der Titel für die Ausgabe sein.
Zahlungsmethode:	Wählen Sie zwischen Mitarbeiter oder Firmenkarte.
Private Nutzung:	Wenn die Firmenkarte privat genutzt wurde, markieren Sie die Transaktion als private Nutzung.
Kategorie:	Wählen Sie eine Kategorie aus den von Ihrem Unternehmen bereitgestellten aus.
Mitarbeiter:	Fügen Sie Mitarbeiter hinzu oder entfernen Sie sie. Ihr Name wird standardmäßig hinzugefügt.
Projekt/Aufgabe:	Suchen Sie zuerst nach dem Projekt und dann nach der Aufgabe. Sobald sowohl das Projekt als auch die Aufgabe eingegeben wurden, werden die Projektbeschreibung und die Aufgabenbeschreibung angezeigt.
Gast (NICHT Mitarbeiter):	Fügen Sie Kunden oder Gäste hinzu.
Zusätzliche Informationen:	Geben Sie zusätzliche Informationen ein.
Zum Einreichen schieben:	Verwenden Sie diesen Schieberegler, um die Ausgabe zur Genehmigung einzureichen.
Diskussion:	Das Sprechblasen-Symbol in der oberen rechten Ecke zeigt alle Kommentare an, die der Genehmiger gemacht hat. Dies ist nur relevant, wenn die Ausgabe abgelehnt wurde.

Einreichen von Kreditkartentransaktionen

Kreditkartentransaktionen werden häufig für verschiedene Ausgaben verwendet, einschließlich derjenigen, die im Namen Ihres Unternehmens bezahlt wurden. ExFlow Travel & Expense vereinfacht die Meldung dieser Transaktionen, insbesondere wenn Kreditkartenvereinbarungen eingerichtet sind, um sie automatisch mit den entsprechenden Ausgabenberichten abzugleichen.

Melden eines Ausgabenberichts bei Verwendung der Firmenkreditkarte

Folgen Sie den Schritten in "Einreichen einer Ausgabe:

Melden Sie Ihre Ausgaben, fügen Sie die Details von Ihrem Beleg hinzu und reichen Sie sie ein. Der Ausgabenbericht wartet dann im Dashboard, bis die Transaktionen in ExFlow Travel & Expense importiert werden.

Wenn die Übereinstimmung erfolgt ist, wird Ihr Ausgabenbericht zur Genehmigung an Ihren Manager gesendet.

Keine Übereinstimmung zwischen Ausgabenbericht und Kreditkartentransaktion

Wenn die Transaktion und der Ausgabenbericht nicht automatisch übereinstimmen, wird die Kreditkartentransaktion im Dashboard angezeigt.

Gehe zu: Kreditkartentransaktion

Oben in einer geöffneten Kreditkartentransaktion zeigt die Schaltfläche unten an, wie viele Ausgaben mit dieser Transaktion übereinstimmen. Ob diese Ausgaben als Übereinstimmungen betrachtet werden, hängt von ihrem Datum, ihrer Währung und ihrem Betrag ab.

Die Farbe zeigt an, wie genau die Übereinstimmungen sind:

• Rot: Keine Übereinstimmung
  
• Gelb: Teilweise Übereinstimmung
  
• Grün: Gute Übereinstimmung
  

Durch Tippen auf die Ausgabenschaltfläche kann der Benutzer die Transaktion mit einer Ausgabe zusammenführen, indem er die Schaltfläche mit dem Häkchen drückt. Auch hier zeigt die Farbe links von einer Ausgabe die Qualität der Übereinstimmung an.

Eine Warnung wird angezeigt, die den Benutzer darauf hinweist, dass diese Operation die Ausgabe in die Kreditkartentransaktion kopiert und die Ausgabe gelöscht wird, und die Transaktion alle Informationen enthält.

Klicken Sie auf Weiter

Zum Einreichen schieben.

Die Transaktion wird nun zur Genehmigung an den Manager gesendet.

Einreichen von Kilometergeld

Das Einreichen von Kilometergeld ist Teil von ExFlow Travel and Expense und soll dem Benutzer, dem Benutzer, das Einreichen so einfach wie möglich machen. Der Benutzer hat die Möglichkeit, sein Kilometergeld mit nur wenigen Klicks zur Genehmigung einzureichen.

Gehe zu: PLUS

Die Karte oben zeigt die aktuelle Position an. Ziehen und zoomen Sie auf der Karte. Sobald eine Route eingegeben ist, wechselt das Tippen auf das Alternative Route-Symbol zwischen den alternativen Routen.

Nachfolgend sind die Felder aufgeführt, die für die Einreichung des Kilometergeldes zur Genehmigung ausgefüllt werden müssen. Eine rote Linie zeigt an, dass ein Feld obligatorisch ist.

Kilometergeld-Details
Datum:	Ändern Sie das Datum des Kilometergeldes. Wenn Sie die App verwenden, wird das heutige Datum angewendet.
Beschreibung:	Geben Sie die Beschreibung der Reise ein.
Von:	Geben Sie die Adresse ein, an der die Reise begonnen hat.
Nach:	Geben Sie die Adresse ein, an der die Reise endete.
Fahrzeug:	Wählen Sie das verwendete Fahrzeug aus.
Entfernung:	Die Entfernung wird automatisch berechnet. Es ist möglich, die Entfernung in diesem Feld manuell zu ändern.
Projekt/Aufgabe:	Suchen Sie zuerst nach dem Projekt und dann nach der Aufgabe. Sobald sowohl das Projekt als auch die Aufgabe eingegeben wurden, werden die Projektbeschreibung und die Aufgabenbeschreibung angezeigt.
Zusätzliche Informationen:	Geben Sie zusätzliche Informationen ein.

Zum Einreichen schieben: Verwenden Sie diesen Schieberegler, um das Kilometergeld zur Genehmigung einzureichen. Der Benutzer wird aufgefordert anzugeben, ob es sich um eine Rückfahrt handelt. Die drei Optionen sind wie folgt:

Optionen
Weiter:	Wenn der Benutzer auf einer Reise mit weiteren Zwischenstopps ist, wählen Sie Reise fortsetzen.
Zurück zum Start:	Dies wird die Reise zurück zum Startpunkt führen, sodass die Reise nicht zweimal registriert werden muss.
Nein:	Dies wird die Reise beenden.

Fahrzeuge

Bevor der Benutzer Kilometergeld in ExFlow Travel & Expense einreichen kann, muss ein Fahrzeug hinzugefügt werden.

Gehe zu: Konto --> Fahrzeuge --> Hinzufügen

Fahrzeug
Name:	Geben Sie einen Namen für das Fahrzeug ein, der es beschreibt, gut ist es, das Kennzeichen hinzuzufügen.
Kilometergeld erstatten:	Wenn Sie Ihr privates Fahrzeug verwenden, wählen Sie diese Option.
Standardmäßig verwenden:	Aktivieren Sie es, wenn es das bevorzugte Fahrzeug ist.

Klicken Sie auf Speichern

Einreichen mit einem Spesenbericht

Spesenberichte ermöglichen es Ihnen, Ausgaben, Kilometer und Tagegelder zu organisieren, um eine Zusammenfassung der Ausgaben zu erhalten.

Gehe zu: PLUS --> Spesenbericht

Spesenbericht
Beschreibung:	Geben Sie eine Beschreibung für den Spesenbericht ein.
Zusätzliche Informationen:	Geben Sie zusätzliche Informationen ein.
Projekt/Aufgabe:	Der Spesenbericht kann einem bestimmten Projekt zugeordnet werden, dies fügt das Projekt und die Aufgabe zu allen Transaktionen hinzu, die dem Spesenbericht hinzugefügt werden.

Nach dem Erstellen eines Spesenberichts wird beim Einreichen einer Ausgabe, eines Kilometergeldes oder eines Tagegeldes ein neues Feld mit der Bezeichnung Spesenbericht angezeigt. Nachfolgend ein Beispiel von der Kilometerseite.