Aplicación móvil ExFlow Travel & Expense

La aplicación ExFlow Travel & Expense, disponible en Android e iOS, permite la presentación rápida y sin esfuerzo de gastos y kilometraje desde un dispositivo móvil. Los documentos creados estarán disponibles para los aprobadores y el departamento de finanzas tan pronto como se envíen.

La aplicación es el método previsto por el cual los empleados deben presentar sus gastos y kilometrajes, ya que solo se necesitan unos pocos clics e ingresos para enviar mientras están en movimiento.

A continuación se muestran ejemplos de cómo aparece la aplicación en varias páginas.

Comenzando con la aplicación ExFlow Travel & Expense

Para comenzar a usar la aplicación, descargarla es el primer paso. Está disponible para su descarga tanto en Google Play como en la Apple App Store. Los usuarios pueden encontrarla utilizando los enlaces a continuación o buscando ''Travel and Expense'' en la tienda correspondiente.

Ir a: Google Play o Apple App Store

Inicio de sesión

El inicio de sesión en la aplicación ExFlow Travel and Expense requiere dos pasos en su primer inicio de sesión. Aquí está la pantalla de ID de cliente a continuación.

Al abrir la aplicación por primera vez, ingrese un ID de Cliente y las credenciales de inicio de sesión en ese orden. Estos detalles fueron proporcionados por correo electrónico cuando se configuró su cuenta. Alternativamente, contacte a su administrador de Business Central o al departamento de TI para obtener asistencia. La aplicación recordará su ID de cliente e inicio de sesión para usos posteriores, pero es esencial mantenerlos accesibles en caso de cambiar de teléfono o enfrentar circunstancias imprevistas.

Interfaz de la aplicación

Esta sección documenta los diferentes elementos relevantes en la aplicación ExFlow Travel and Expense.

Pantalla de inicio en el teléfono

Después de descargar la aplicación, el ícono de Travel and Expense aparecerá en su pantalla de inicio.

Si el ícono muestra un indicador, significa que hay gastos o kilometrajes no enviados.

Tablero

El tablero es la primera página de la aplicación.

En la parte superior hay un ícono de actualización que indica si se necesita sincronización con la nube. Esto ocurre si ha pasado un tiempo desde la última sincronización o si hay entradas pendientes.

La sincronización de los datos con la nube se puede hacer en cualquier momento, y se puede lograr:

• Tocando el ícono de actualización en la parte superior derecha, o
  

• Arrastrando hacia abajo desde la parte superior del tablero.
  

La sección central del tablero muestra una lista de varios estados. Estos estados están agrupados en la parte superior del tablero.

Si hay gastos o kilometrajes rechazados, se enumerarán en la parte superior resaltados en rojo.

Un pequeño ícono de sincronización aparecerá en las transacciones que aún no se han sincronizado con el servidor.

Menú inferior

En la parte inferior de la pantalla, los usuarios pueden crear una nueva transacción haciendo clic en el ícono de MÁS. Las opciones disponibles pueden variar según la configuración de la empresa en ExFlow Travel & Expense.

• Gasto usando la cámara: crear el gasto tomando una foto del recibo.
• Kilometraje: para informar de los kilometrajes.
• Informe de gastos: crear un informe de gastos.
• Gasto: crear el gasto.

Cuenta

La Cuenta que se encuentra en el lado derecho ofrece al usuario las siguientes opciones:

• Cerrar sesión: Permite cerrar sesión.
• Vehículos: Muestra la lista de vehículos. El usuario puede agregar o editar.
• Historial: Muestra los datos históricos que se han enviado.
• Ayuda en línea: Enlace al manual en línea de Travel & Expense.

Enviar un gasto

Ir a: MÁS

Inicie el proceso de enviar un gasto de cuatro maneras diferentes:

Ir a: Gasto usando la cámara para comenzar a crear un gasto desde cero.

Comparta una foto desde la galería de fotos y seleccione el ícono de la aplicación ExFlow Travel & Expense. Si comparte varias fotos, las opciones incluyen crear un gasto con todas las fotos o crear un gasto por foto. Después de iniciar un gasto, como tomar una foto, se presentará la siguiente vista:

En la parte superior, elija regresar al tablero. Si se agrega alguna información o fotos, el gasto se guardará como borrador.

Si desea descartar un gasto, toque la imagen y Eliminar.

Fotos

Las fotos son cruciales en ExFlow Travel and Expense, lo que permite descartar recibos inmediatamente después de capturarlos. A continuación se presentan algunos detalles clave sobre las fotos de gastos.

Vista previa de la foto: Tocar una foto abre una vista previa donde las opciones incluyen eliminar o rotar. En la parte inferior, seleccione qué foto previsualizar.

Agregar más fotos: Agregue más fotos al gasto haciendo clic en el ícono de MÁS junto a la imagen. Hay dos opciones:

• Escanear recibo: Significa que tomará una foto del recibo.
• Seleccionar foto: Agregar una foto desde la galería de fotos del teléfono.

Detalles del gasto

A continuación se describe cada término en un informe de gastos. En la aplicación, los elementos resaltados en rojo son obligatorios.

Detalles del gasto
Fecha:	Modifique la fecha del gasto. Si se adjunta una foto, la fecha predeterminada será el día en que se tomó la foto. Si usa la aplicación para tomar una foto, se aplicará la fecha de hoy.
Moneda:	Seleccione la moneda correcta de una lista. La moneda inicial se basa en la ubicación GPS del dispositivo.
Monto:	La cámara interpretará el monto del recibo o ingrese manualmente el monto total del gasto.
País:	Seleccione el país de una lista. El país inicial se basa en la ubicación GPS actual del dispositivo.
Descripción:	La descripción será el título del gasto.
Método de pago:	Elija entre Empleado o Tarjeta de la empresa.
Uso privado:	Si se utilizó la tarjeta de la empresa de manera privada, marque la transacción como uso personal.
Categoría:	Seleccione una categoría de las proporcionadas por su empresa.
Empleados:	Agregue o elimine empleados. Su nombre se agrega por defecto.
Proyecto/Tarea:	Primero, busque el proyecto, luego busque la tarea. Una vez que se ingresen tanto el proyecto como la tarea, se mostrarán la Descripción del proyecto y la Descripción de la tarea.
Invitado (NO empleados):	Agregue clientes o invitados.
Información adicional:	Ingrese cualquier información adicional.
Deslizar para enviar:	Use este deslizador para enviar el gasto para su aprobación.
Discusión:	El ícono de burbuja de diálogo en la esquina superior derecha muestra cualquier comentario hecho por el aprobador. Esto solo es relevante si el gasto ha sido rechazado.

Enviar transacciones de tarjeta de crédito

Las transacciones de tarjeta de crédito se utilizan comúnmente para varios gastos, incluidos aquellos pagados en nombre de su empresa. ExFlow Travel & Expense simplifica la presentación de estas transacciones, especialmente cuando los Acuerdos de Tarjeta de Crédito están configurados para coincidir automáticamente con los informes de gastos correspondientes.

Informar un informe de gastos al usar la tarjeta de crédito de la empresa

Siga el paso en "Enviar Gasto::

Informe sus gastos, agregue los detalles de su recibo y envíe. El informe de gastos esperará en el tablero hasta que las transacciones se importen a ExFlow Travel & Expense.

Cuando se realice la coincidencia, su informe de gastos se enviará a su gerente para su aprobación.

No hay coincidencia entre el informe de gastos y la transacción de crédito

Si la transacción y el informe de gastos no coinciden automáticamente, la transacción de la tarjeta de crédito se mostrará en el tablero.

Ir a: Transacción de tarjeta de crédito

En la parte superior de una transacción de tarjeta de crédito abierta, el botón a continuación mostrará cuántos gastos coinciden con esta transacción. Si estos gastos se consideran coincidencias depende de su fecha, moneda y monto.

El color indicará qué tan precisas son las coincidencias:

• Rojo: Sin coincidencia
  

• Amarillo: Coincidencia parcial
  

• Verde: Buena coincidencia
  

Tocar el botón de gastos permitirá al usuario fusionar la transacción con un gasto presionando el botón de marca de verificación. Nuevamente, el color a la izquierda de un gasto indicará la calidad de la coincidencia.

Aparecerá una advertencia informando al usuario que esta operación copiará el gasto a la transacción de crédito y el gasto se eliminará, y la transacción contendrá toda la información.

Haga clic en continuar

Deslizar para enviar.

La transacción ahora se envía para aprobación al gerente.

Enviar kilometraje

Enviar kilometraje es parte de ExFlow Travel and Expense y está diseñado para ser lo más fácil posible para el usuario. El usuario tiene la opción de enviar fácilmente su kilometraje para su aprobación con solo unos pocos clics.

Ir a: PLUS

El mapa en la parte superior mostrará la posición actual. Arrastre y amplíe el mapa. Una vez que se ingrese una ruta, tocar el ícono de Ruta alternativa cambiará entre cualquier ruta alternativa.

A continuación se encuentran los campos que deben completarse para que el kilometraje se envíe para su aprobación. Una línea roja indica que un campo es obligatorio.

Detalles del kilometraje
Fecha:	Modifique la fecha del kilometraje. Si usa la aplicación, se aplicará la fecha de hoy.
Descripción:	Ingrese la descripción del viaje.
Desde:	Ingrese la dirección donde comenzó el viaje.
Hasta:	Ingrese la dirección donde terminó el viaje.
Vehículo:	Elija el vehículo que se ha utilizado.
Distancia:	La distancia se calcula automáticamente. Es posible cambiar la distancia en este campo manualmente.
Proyecto/Tarea:	Primero, busque el proyecto, luego busque la tarea. Una vez que se ingresen tanto el proyecto como la tarea, se mostrarán la Descripción del proyecto y la Descripción de la tarea.
Información adicional:	Ingrese cualquier información adicional.

Deslizar para enviar: Use este deslizador para enviar el gasto para su aprobación. Se le pedirá al usuario que indique si es un viaje de regreso. Las tres opciones son las siguientes:

Opciones
Continuar:	Si el usuario está en un viaje con más paradas en el camino, elija continuar viaje.
Volver al inicio:	Esto devolverá nuestro viaje al inicio, por lo que no es necesario registrarse para el viaje dos veces.
No:	Esto terminará el viaje.

Vehículos

Antes de que el usuario pueda enviar kilometrajes en ExFlow Travel & Expense, se debe agregar un vehículo.

Ir a: Cuenta --> Vehículos --> Agregar

Vehículo
Nombre:	Ingrese un nombre para el vehículo que lo describa, es bueno agregar el número de matrícula.
Reembolsar kilometraje:	Si usa su vehículo privado, elija esta opción.
Usar por defecto:	Actívelo si es el vehículo preferido.

Haga clic en Guardar

Enviar con un informe de gastos

Los Informes de Gastos le permiten organizar gastos, kilometrajes y viáticos para obtener un resumen de los desembolsos.

Ir a: PLUS --> Informe de gastos

Informe de gastos
Descripción:	Ingrese una descripción para el informe de gastos.
Información adicional:	Ingrese cualquier información adicional.
Proyecto/Tarea:	El informe de gastos se puede conectar a un proyecto específico, esto agregará el proyecto y la tarea a todas las transacciones que se agreguen al informe de gastos.

Después de crear un informe de gastos, se mostrará un nuevo campo etiquetado como Informe de Gastos al enviar un gasto, kilometraje o viático. A continuación se muestra un ejemplo de la página de kilometraje.