Administration und Konfiguration
Allgemeine Einstellungen
Umgebung
Hervorhebung
Die Option "Umgebungshervorhebung" ermöglicht es Ihnen, einen farbigen Rahmen in der Benutzeroberfläche von Content Gate anzuzeigen. Dies wird typischerweise verwendet, um die Content Gate-Umgebung von einer Produktionsumgebung zu unterscheiden.
Import/Export
Der Abschnitt Import/Export auf dieser Seite kann verwendet werden, um die aktuelle Content Gate-Konfiguration zu exportieren oder zu importieren.
Um die aktuelle Content Gate-Konfiguration zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Exportieren“. Im erscheinenden Dialog kann der Benutzer auswählen, welche Teile der Konfiguration exportiert werden sollen.
Die Konfiguration wird als JSON-Datei exportiert.
Um eine Konfiguration in die Content Gate-Umgebung zu importieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“. Im erscheinenden Dialog durchlaufen Sie den Assistenten, um die Konfigurations-JSON-Datei hochzuladen.
Im Schritt „Konfigurieren“ des Assistenten wählen Sie den Importmodus.
Es stehen drei Optionen zur Verfügung:
- Vollständig: Diese Option fügt neue Elemente hinzu, aktualisiert vorhandene Elemente und entfernt Elemente, die nicht in der Importdatei enthalten sind.
- Inkrementell: Diese Option fügt neue Elemente hinzu und aktualisiert vorhandene Elemente
- Nur hinzufügen: Diese Option fügt nur neue Elemente hinzu
Nachdem die richtige Importmethode ausgewählt und die Komponenten für den Import ausgewählt wurden, folgt im Assistenten der Schritt „Überprüfen“.
Wenn es Probleme oder Warnungen bezüglich des Imports gibt, werden diese in diesem Schritt angezeigt. Wenn keine Probleme gefunden werden, kann der Import durch Klicken auf die Schaltfläche „Importieren“ gestartet werden.
Lizenzen
Der Abschnitt Lizenzen zeigt die Anzahl der verfügbaren Benutzerlizenzen an.
Es gibt zwei Arten von Lizenzen:
• Vollbenutzer: Benutzer mit einer Vollbenutzerlizenz können alle aktivierten Funktionen im System nutzen.
• Nur-Lese-Benutzer: Benutzer mit einer Nur-Lese-Lizenz können nur Dokumente im System lesen
Datenprotokollierung
Content Gate bietet die Möglichkeit, alle Interaktionen mit einem Dokument zu verfolgen. Diese Informationen werden in einer Azure Blob-Tabelle gespeichert, die konfiguriert werden muss, wenn die Option „Nutzungsdaten protokollieren“ aktiviert ist.
Die folgenden Informationen müssen eingegeben werden, um diese Funktionalität zu nutzen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Speicherkonto | Das zu verwendende Azure-Speicherkonto |
| Zugriffsschlüsseltyp | Die folgenden Optionen sind verfügbar: • Kontoschlüssel-Token: Verwenden Sie diese Option, wenn die Authentifizierung mithilfe eines Kontoschlüssel-Tokens erfolgt. • Gemeinsamer Zugriffs-Signatur: Verwenden Sie diese Option, wenn die Authentifizierung mithilfe eines SAS-Tokens erfolgt. |
| Authentifizierung | Die folgenden Optionen sind verfügbar: • Lokal: Das Zugriffstoken wird verschlüsselt und in der Anwendung gespeichert. • Schlüssel-Tresor: Das Zugriffstoken wird im Azure-Schlüssel-Tresor des Kunden gespeichert. |
| Zugriffsschlüsselwert (nur sichtbar, wenn die Authentifizierung auf „Lokal“ eingestellt ist) | Der Zugriffsschlüssel für den Zugriff auf das Azure Blob-Abonnement |
| Azure-Schlüssel-Tresor-Name (nur sichtbar, wenn die Authentifizierung auf „Azure-Schlüssel-Tresor“ eingestellt ist) | Der Name des Schlüssels im Azure-Schlüssel-Tresor |
| Azure-Schlüssel-Tresor-Geheimnis (nur sichtbar, wenn die Authentifizierung auf „Azure-Schlüssel-Tresor“ eingestellt ist) | Das Geheimnis des Schlüssels im Azure-Schlüssel-Tresor |
| Tabellenname | Der Name der Azure-Speichertabelle, in der die Nutzungsdaten gespeichert werden. |
Dienstkonten
Wenn ein Dienstprinzipal benötigt wird, um mit Content Gate zu kommunizieren (zum Beispiel: eine benutzerdefinierte Integration mit einem Drittanbietersystem), kann dieser Dienstprinzipal auf dieser Seite eingerichtet werden.
Nachdem der Dienstprinzipal hinzugefügt wurde, kann das Client-Geheimnis konfiguriert werden, indem auf den Link „Konfigurieren“ in der Zeile des Dienstprinzipals geklickt wird.
Zwischenspeicherung
Um die Leistung der Vorschaufunktionalität in Content Gate zu verbessern, kann die Zwischenspeicherung der Vorschau-Dateien aktiviert werden. Besonders beim Arbeiten mit großen Dateien wird empfohlen, diese Funktion zu aktivieren.
Die zwischengespeicherten Vorschau-Dateien werden in einem Azure Blob-Container gespeichert. Wenn diese Funktionalität aktiviert ist, müssen die folgenden Informationen bereitgestellt werden:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Speicherkonto | Das zu verwendende Azure-Speicherkonto |
| Zugriffsschlüsseltyp | Die folgenden Optionen sind verfügbar: • Kontoschlüssel-Token: Verwenden Sie diese Option, wenn die Authentifizierung mithilfe eines Kontoschlüssel-Tokens erfolgt. • Gemeinsamer Zugriffs-Signatur: Verwenden Sie diese Option, wenn die Authentifizierung mithilfe eines SAS-Tokens erfolgt. |
| Authentifizierung | Die folgenden Optionen sind verfügbar: • Lokal: Das Zugriffstoken wird verschlüsselt und in der Anwendung gespeichert. • Schlüssel-Tresor: Das Zugriffstoken wird im Azure-Schlüssel-Tresor des Kunden gespeichert. |
| Zugriffsschlüsselwert (nur sichtbar, wenn die Authentifizierung auf „Lokal“ eingestellt ist) | Der Zugriffsschlüssel für den Zugriff auf das Azure Blob-Abonnement |
| Azure-Schlüssel-Tresor-Name (nur sichtbar, wenn die Authentifizierung auf „Azure-Schlüssel-Tresor“ eingestellt ist) | Der Name des Schlüssels im Azure-Schlüssel-Tresor |
| Azure-Schlüssel-Tresor-Geheimnis (nur sichtbar, wenn die Authentifizierung auf „Azure-Schlüssel-Tresor“ eingestellt ist) | Das Geheimnis des Schlüssels im Azure-Schlüssel-Tresor |
| Containername | Der Name des Azure-Speichercontainers, in dem die Nutzungsdaten gespeichert werden. |
Ansichten
Eine Ansicht definiert, welche Inhalte von welchen Entitäten gesammelt und in der Benutzeroberfläche angezeigt werden.
Allgemein
Im Tab „Allgemein“ können die allgemeinen Einstellungen einer Ansicht konfiguriert werden.
Das Feld „Name“ gibt den Namen der Ansicht an.
Der „API-Name“ definiert den Namen der Ansicht, der bei der Arbeit mit benutzerdefinierten Integrationen verwendet werden kann.
Der Schalter „Verwendung aus der Content Gallery“ definiert, ob eine Ansicht aus der Content Gate-Benutzeroberfläche verwendet werden kann oder nicht.
Der Schalter „Verwendung aus Drittanbieteranwendungen“ definiert, ob eine Ansicht aus Drittanbieteranwendungen (zum Beispiel Power Automate) verwendet werden kann oder nicht.
Geschäftseinheiten
Der Tab „Geschäftseinheiten“ definiert, welche Geschäftseinheiten in der Ansicht verwendet werden und welche Beziehungen genutzt werden müssen.
Zusätzliche Einheiten können zur Ansicht hinzugefügt werden, indem auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ geklickt wird.
Im erscheinenden Dialog können Sie die hinzuzufügende Einheit und die zu verwendende Beziehung auswählen. Benutzer können auch die Richtung der Beziehung angeben (einseitig oder beidseitig).
Für jede Einheit in der Ansicht können die folgenden Dinge mithilfe der Schalter neben der Einheit aktiviert/deaktiviert werden:
• Als Einstiegspunkt verwenden: Wenn dieser Schalter aktiviert ist, wird die Ansicht angezeigt, wenn Content Gate von dieser Geschäftseinheit aus geöffnet wird.
• Sichtbar: Manchmal wird eine Einheit benötigt, um die Beziehungen zu definieren, aber aus funktionaler Sicht bringt es keinen Mehrwert, diese in der Benutzeroberfläche anzuzeigen. Mit diesem Schalter können Sie die Einheit für den Benutzer unsichtbar machen.
• Als Filter verwenden: Wenn dieser Schalter aktiviert ist, wird diese Einheit als Filteroption in der Benutzeroberfläche angezeigt.
Inhaltseigenschaften
Der Tab „Inhaltseigenschaften“ kann verwendet werden, um zu definieren, welche Eigenschaften in der Benutzeroberfläche angezeigt und für die Filterung verwendet werden können.
Eigenschaften können nach Bedarf hinzugefügt oder entfernt werden.
Die Spalte „Eingeschlossene Werte“ bietet die Möglichkeit, die angezeigten Dokumente zu filtern, indem bestimmte Werte ein- oder ausgeschlossen werden. Für jede Art von Eigenschaft können verschiedene Optionen konfiguriert werden, indem auf das Wort „Alle“ in dieser Spalte geklickt wird.
Berechtigungen
Der Tab „Berechtigungen“ kann verwendet werden, um festzulegen, welche Benutzergruppen und Benutzer Zugriff auf diese Ansicht haben. Wenn ein Benutzer die Content Gate-Benutzeroberfläche öffnet, werden nur die Ansichten angezeigt, auf die der Benutzer Zugriff hat.
Beachten Sie, dass standardmäßig niemand Zugriff auf eine Ansicht hat.
Geschäftsmodell der Geschäftseinheiten
Das Geschäftsmodell der Geschäftseinheiten definiert, welche Datensatztypen (zum Beispiel Kunden oder Verkaufsaufträge) in Content Gate verwendet werden können und welche Beziehungen zwischen diesen Datensatztypen definiert sind.
Eine neue Geschäftseinheit kann dem System hinzugefügt werden, indem auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ geklickt wird. Im erscheinenden Dialog kann die Tabelle ausgewählt werden, die die Datensätze in Business Central enthält.
Sobald die Geschäftseinheit hinzugefügt wurde, können die in diesem Abschnitt beschriebenen Sitzungen für die weitere Konfiguration verwendet werden.
Um einen vollständigen Überblick über alle konfigurierten Geschäftseinheiten und Beziehungen zu erhalten, kann die vollständige Ansicht des Geschäftsmodells geöffnet werden, indem auf die Schaltfläche „Visualisierung“ oben in der mittleren Spalte der Seite geklickt wird.
Allgemein
Im Tab „Allgemein“ können der Anzeigename und die Beschreibung der Geschäftseinheit geändert werden.
Darüber hinaus kann das Label für die Anzeige dieser Einheit in der Content Gate-Benutzeroberfläche definiert werden, indem dynamische Felder und/oder statischer Text zum Feld „Titel“ hinzugefügt werden.
Beziehungen
Im Tab „Beziehungen“ kann die Beziehung zwischen der aktuellen Geschäftseinheit und anderen verfügbaren Geschäftseinheiten konfiguriert werden.
Beim Hinzufügen einer neuen Beziehung (durch Klicken auf die Schaltfläche „Hinzufügen“) müssen die folgenden Schritte abgeschlossen werden:
- Wählen Sie die verwandte Einheit aus und geben Sie die Richtung an
- Definieren Sie die Beziehung zwischen den beiden Einheiten
- Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Filter hinzu
- Erweiterte Einstellungen (optional)
Externe Informationen
Der Tab „Externe Informationen“ zeigt Informationen über den externen Typ (Tabelle in Business Central) und die Id-Felder in dieser Tabelle. Es zeigt auch die Eigenschaften, die abgerufen werden und verwendet werden können, um das Feld „Titel“ im Tab „Allgemein“ zu definieren.
Referenzen
Der Tab „Referenzen“ zeigt Informationen darüber, in welchen Teilen der Konfiguration die Geschäftseinheit verwendet wird. Es zeigt die Anzahl der Dokumente, die dieser Einheit zugeordnet sind, und an welchen spezifischen Datensatz die Dokumente angehängt sind.
Geschäftsverbindungseinheit
Die Seite „Geschäftsverbindungseinheit“ zeigt Informationen über die verbundene Business Central-Umgebung.
Die Schaltfläche „Verbinden“ auf dieser Seite kann verwendet werden, um die in Content Gate vorgenommene Konfiguration an die verbundene Business Central-Instanz zu übertragen.
Inhaltseigenschaften
Die Seite „Inhaltseigenschaften“ kann verwendet werden, um benutzerdefinierte Eigenschaften zu definieren, die beim Hochladen neuer Inhalte angegeben werden können.
Die Systemeigenschaft „Kategorie“ kann verwendet werden, um die Kategorien zu konfigurieren, die zum Speichern von Inhalten verfügbar sind.
Wenn Sie auf das Symbol neben einer Kategorie klicken, können die Berechtigungen für die spezifische Kategorie geändert werden.
Beachten Sie, dass standardmäßig keine Benutzer Zugriff auf eine Kategorie haben.
Wenn spezifische Berechtigungen für Drittanbieteranwendungen oder Integrationen erforderlich sind, kann der Schalter „Spezifische Berechtigungen für Drittanbieteranwendungen festlegen“ aktiviert werden. Dies ermöglicht es Benutzern, zusätzliche Berechtigungen für Integrationen oder beispielsweise den Content Gate Power Platform-Connector einzurichten.
Zusätzliche Eigenschaften können erstellt werden, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken und den Namen der benutzerdefinierten Eigenschaft eingeben.
Die folgenden Arten von Eigenschaften können erstellt werden:
• Texteingabefeld • Liste (Einzelauswahl) • Liste (Mehrfachauswahl) • Schalter • Nummer
Basierend auf dem ausgewählten Typ hat jede Eigenschaft einige spezifische Einstellungen, die geändert werden können.
Speicher-Connectoren
Die Speicher-Connectoren enthalten Informationen darüber, wie eine Verbindung zu dem von Content Gate verwendeten Speicher hergestellt wird.
Um einen neuen Speicher-Connector zu definieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
Im erscheinenden Dialog können Sie den Speicheranbieter benennen und den Anbietertyp (Azure Blob Storage oder SharePoint Online) angeben.
Allgemein
Sobald ein Speicher-Connector erstellt wurde, müssen einige zusätzliche Informationen eingegeben werden. Die benötigten Informationen hängen vom gewählten Anbietertyp ab.
Für Connectoren des Typs Azure Blob Storage werden die folgenden Informationen benötigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Speicherkonto | Das zu verwendende Azure-Speicherkonto |
| Zugriffsschlüsseltyp | Die folgenden Optionen sind verfügbar: • Kontoschlüssel-Token: Verwenden Sie diese Option, wenn die Authentifizierung mithilfe eines Kontoschlüssel-Tokens erfolgt. • Gemeinsamer Zugriffs-Signatur: Verwenden Sie diese Option, wenn die Authentifizierung mithilfe eines SAS-Tokens erfolgt. |
| Authentifizierung | Die folgenden Optionen sind verfügbar: • Lokal: Das Zugriffstoken wird verschlüsselt und in der Anwendung gespeichert. • Schlüssel-Tresor: Das Zugriffstoken wird im Azure-Schlüssel-Tresor des Kunden gespeichert. |
| Zugriffsschlüsselwert (nur sichtbar, wenn die Authentifizierung auf „Lokal“ eingestellt ist) | Der Zugriffsschlüssel für den Zugriff auf das Azure Blob-Abonnement |
| Azure-Schlüssel-Tresor-Name (nur sichtbar, wenn die Authentifizierung auf „Azure-Schlüssel-Tresor“ eingestellt ist) | Der Name des Schlüssels im Azure-Schlüssel-Tresor |
| Azure-Schlüssel-Tresor-Geheimnis (nur sichtbar, wenn die Authentifizierung auf „Azure-Schlüssel-Tresor“ eingestellt ist) | Das Geheimnis des Schlüssels im Azure-Schlüssel-Tresor |
| Containername | Der Name des Azure-Speichercontainers, in dem die Nutzungsdaten gespeichert werden. |
Für Connectoren des Typs SharePoint Online werden die folgenden Informationen benötigt:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| URL | Die URL des SharePoint-Tenants |
| Relative URL | Die tenant-relative URL der SharePoint-Site |
| Bibliothek | Der Name der Dokumentbibliothek. |
Verbinden
Für jeden Speicheranbieter kann die Verbindung hergestellt werden, indem Sie zum Tab „Verbinden“ gehen und auf die Schaltfläche „Verbinden“ klicken.
Beachten Sie, dass für Speicheranbieter des Typs „SharePoint Online“ diese Verbindungsaktion von einem Benutzer durchgeführt werden sollte, der Site-Collection-Administrator auf der konfigurierten SharePoint-Site ist.
Speicher-Standards
Speicher-Standards können konfiguriert werden, um automatisch zu bestimmen, wo Dokumente basierend auf der Kategorie gespeichert werden sollen, die während des Upload-Prozesses des Dokuments ausgewählt wird.
Eine neue Speicherregel kann erstellt werden, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken. Im erscheinenden Dialog können die Kategorien sowie der Speicher-Connector ausgewählt werden, der zum Speichern von Dokumenten verwendet werden soll, die in diese Kategorie hochgeladen werden.
Ereignisse - Abonnement
Wenn der Content Gate Power Automate-Connector verwendet wird, um Trigger von Content Gate zu erfassen, zeigt diese Seite die registrierten Power Automate-Flows und Ereignisse, die ausgelöst wurden.
Benutzer
Im Abschnitt „Benutzer“ müssen die Benutzer hinzugefügt werden, die Content Gate verwenden. Um einen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ und beginnen Sie, den Namen des hinzuzufügenden Benutzers einzugeben.
Wenn ein Benutzer hinzugefügt wird, stehen einige Konfigurationsoptionen und Informationen zur Verfügung.
Allgemein
Der Tab „Allgemein“ zeigt allgemeine Informationen über den Benutzer.
Benutzergruppen
Im Tab „Benutzergruppen“ kann der Benutzer zu einer oder mehreren Benutzergruppen hinzugefügt werden, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken. Im erscheinenden Dialog können die verfügbaren Gruppen ausgewählt werden und der Benutzer wird diesen Gruppen hinzugefügt.
Berechtigungen
Im Tab „Berechtigungen“ können die Berechtigungen des Benutzers für die Kategorien angezeigt werden. Beachten Sie, dass das Ändern der Berechtigungen nur über den Konfigurationsbildschirm der Kategorie möglich ist (mehr dazu unter „Inhaltseigenschaften“).
Benutzergruppen
Benutzergruppen können nach Bedarf erstellt werden. Um eine neue Benutzergruppe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ und geben Sie den Namen der Benutzergruppe ein.
Benutzer
Um Benutzer zu einer Benutzergruppe hinzuzufügen, wählen Sie die richtige Benutzergruppe aus und verwenden Sie die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“. Im erscheinenden Dialog beginnen Sie, den Benutzernamen einzugeben, bis der richtige Benutzer angezeigt wird. Wählen Sie diesen Benutzer aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Benutzer zur Gruppe hinzuzufügen.
