So verwenden Sie Content Gate
Öffnen von Content Gate
Um Content Gate zu öffnen, wählen Sie den Datensatz aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Content Gate.
Der Dialog kann mit der Schaltfläche zum Ändern der Größe angepasst werden.
Wenn Sie Content Gate lieber in einem separaten Browser-Tab öffnen möchten, können Sie die Schaltfläche „In Content Gate öffnen“ verwenden.
Beachten Sie, dass manchmal ein zusätzliches Browser-Tab zur Authentifizierung geöffnet wird, wenn Content Gate geöffnet wird.
Anzeigen eines Dokuments
Klicken Sie auf ein Dokument, um die Vorschau des Dokuments zu öffnen.
Auf der Registerkarte „Eigenschaften“ werden die grundlegenden Eigenschaften des Dokuments angezeigt.
Auf der Registerkarte „System“ werden die Systemeigenschaften des Dokuments angezeigt.
Der Abschnitt „Inhalt“ zeigt weitere Informationen über den gespeicherten Inhalt.
Der Abschnitt „Verlauf“ zeigt Informationen darüber, wer die Datei erstellt hat und wann die Datei hochgeladen und/oder geändert wurde.
Der Abschnitt „Speicher“ zeigt, welcher Speicherort für die Datei verwendet wird.
Auf der Registerkarte „Geschäftseinheiten“ kann der Benutzer sehen, mit welcher Einheit und welchem Einheitstyp das Dokument verknüpft ist.
Filter verwenden
Das Filterfeld kann je nach Bedarf des Benutzers ein- oder ausgeblendet werden. Filter können durch Aktivieren der entsprechenden Kontrollkästchen angewendet werden.
Hochladen eines Dokuments
Um ein Dokument hochzuladen, können Benutzer auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken, um den Dialog „Inhalt hinzufügen“ zu öffnen.
Eine weitere Möglichkeit, den Dialog „Inhalt hinzufügen“ zu öffnen, besteht darin, einfach eine Datei in die Benutzeroberfläche von Content Gate zu ziehen und abzulegen.
In diesem Dialog kann der Benutzer den Titel des Dokuments ändern und die entsprechende Kategorie im Abschnitt „Inhaltselementeigenschaften festlegen“ auswählen. Der Abschnitt „Erweitert“ kann verwendet werden, um den Standardspeicherort zu ändern (nicht empfohlen).
Hochladen einer neuen Version eines Dokuments
Wenn ein Dokument durch eine neue Version des Dokuments ersetzt werden muss, kann der Benutzer das Dokument öffnen, indem er auf die Zeile klickt. In dem erscheinenden Dialogfeld kann die Schaltfläche „Aktualisieren“ verwendet werden, um eine neue Version hochzuladen.
In dem erscheinenden Dialog können Benutzer eine neue Version des Dokuments hochladen.
Wenn die Dokumente in einer SharePoint Online-Bibliothek gespeichert sind, in der die Versionierung aktiviert ist, wird die neue Datei als neue Version zur Originaldatei hinzugefügt, und die Versionshistorie wird verfügbar sein.
Wenn die Dokumente in Azure Blob Storage oder in einer SharePoint Online-Bibliothek ohne aktivierte Versionierung gespeichert sind, wird das Originaldokument durch das neue Dokument ersetzt.
Beachten Sie, dass ein Dokument nur durch ein Dokument im gleichen Dateiformat ersetzt werden kann. Beispielsweise kann eine PDF-Datei nur durch ein anderes PDF-Dokument ersetzt oder hinzugefügt werden.
Entfernen eines Dokuments
Ein Dokument kann entfernt werden, indem Sie mit der Maus über das Dokument fahren und auf die Schaltfläche „Entfernen“ klicken.
Herunterladen von Dokumenten
Wenn ein Benutzer ein einzelnes Dokument herunterladen möchte, kann er mit der Maus über das Dokument fahren und auf die Schaltfläche „Herunterladen“ klicken.
Wenn ein Benutzer mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen möchte, kann er die Kontrollkästchen vor jedem Dokument auswählen und auf die Schaltfläche „Herunterladen“ klicken. Die ausgewählten Dateien werden in einer einzigen komprimierten Datei heruntergeladen.
Hinzufügen eines Weblinks
Content Gate kann auch verwendet werden, um Links zu anderen (externen) Websites zu speichern.
Um einen Link zu Content Gate hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um den Dialog „Inhalt hinzufügen“ zu öffnen. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld die Optionsschaltfläche „Weblinks“ und geben Sie die URL der Website ein.
