Para el Departamento de Finanzas
La contabilidad es la etapa final en el procesamiento de gastos o kilometraje y se puede gestionar de manera eficiente con solo unos pocos clics en ExFlow Travel & Expense Business Central. Tenga en cuenta que Business Central no está diseñado para enviar gastos. Para estos fines, utilice la aplicación móvil o el portal web.
Visión general en Business Central
Los roles Travel & Expense, Business Manager y Accountant contienen las siguientes tarjetas en el centro de roles. ¡Tenga en cuenta! BC solo mostrará las tarjetas que tengan más de 0 gastos.
Gastos
Después de que un gasto ha sido enviado y aprobado, estará disponible para ser procesado por el contable en Business Central. Procesar un gasto puede incluir algunos elementos diferentes, tales como:
-
Registrar el gasto.
-
Establecer una transacción de tarjeta de crédito como uso privado.
-
Dividir el gasto entre varios empleados.
-
Enviar gastos de vuelta al aprobador o rechazarlos completamente.
Registrar un gasto
Registrar un gasto aprobado se puede hacer en unos pocos pasos cortos.
Ir a: Listo para registrar (TEM)
Registre un gasto haciendo clic en F9 o seleccione Registrar.
El usuario solo puede registrar gastos con estado Aprobado (color verde).
Editar el gasto
Si el contable quiere revisar o editar el gasto antes de registrarlo.
Ir a: Editar --> haga clic en el "pin"
Los campos que se pueden editar en esta vista son:
| Gasto | |
|---|---|
| Fecha de registro: | El día en que se va a registrar el artículo, útil para las empresas que prefieren que sus gastos se registren en fechas específicas del mes. |
| Información adicional: | El usuario puede escribir cualquier información o contexto que pueda ser relevante. |
| Líneas: | El usuario puede cambiar los detalles del gasto en cuestión, como los grupos de registro y qué empleados fueron relevantes. El contable también puede dividir los gastos entre empleados. |
| Líneas de saldo: | Estas son las líneas que se pagarán a los empleados. |
| Dimensiones: | Accesible a través de Documento en la barra de acciones, la vista de dimensiones permite al contable cambiar dimensiones. Estas son estándar de Business Central. |
Dividir un gasto
Algunos gastos que ya han sido aprobados ocasionalmente necesitarán ser divididos entre los empleados. Esto se puede hacer manualmente desde la vista de edición de gastos.
Ir a: Editar --> haga clic en el "pin" --> Detalles
-
Empleados: Haga clic en el número
-
Haga clic en Nuevo
-
Agregue un empleado
-
Cierre la ventana
- Haga clic en Dividir Gasto
Las líneas ahora se dividirán según los empleados que se elijan.
Establecer como uso privado
Si el empleado ha utilizado la tarjeta corporativa de la empresa de manera privada y olvidó marcarlo en el gasto, el contable puede hacerlo.
Ir a: Editar --> Establecer como uso privado
Después de que el gasto se establezca como uso privado y se registre. Navegue por las entradas privadas en Uso Privado del Empleado.
Ir a: Uso Privado del Empleado (TEM)
Haga clic en Calcular Entradas de Uso Privado, las entradas ahora se mostrarán.
Exporte las entradas a Excel haciendo clic en Exportar y registrar.
Rechazar Gasto
Si el contable necesita rechazar un gasto, siga las instrucciones proporcionadas a continuación:
Ir a: Editar --> Rechazar Gasto
El gasto será enviado de vuelta al empleado; el contable se verá obligado a agregar una razón para el rechazo.
Devolver al aprobador
Si el contable necesita rechazar un gasto, siga las instrucciones proporcionadas a continuación:
Ir a: Editar --> Devolver al Aprobador
El gasto será enviado de vuelta al aprobador; el contable se verá obligado a agregar una razón para el rechazo.
Kilometraje
Después de que el kilometraje ha sido enviado y aprobado, estará disponible para ser procesado por el contable en Business Central. Procesar un gasto puede incluir algunos elementos diferentes, tales como:
-
Registrar el kilometraje.
-
Editar el kilometraje.
-
Enviar el kilometraje de vuelta al aprobador o rechazarlo completamente.
Registrar un gasto
Registrar un gasto aprobado se puede hacer en unos pocos pasos cortos.
Ir a: Listo para registrar o buscar: Gastos (TEM)
Registre el kilometraje haciendo clic en F9 o seleccione Registrar.
Solo es posible registrar gastos con estado Aprobado (color verde).
Transacciones de tarjeta de crédito
Las transacciones de tarjeta de crédito se pueden manejar de varias maneras a través de Business Central, ambas pueden agregar utilidad y eficiencia al día de trabajo de un contable. A continuación se presentan las opciones más destacadas para manejar transacciones de tarjeta de crédito:
-
Crear transacciones de tarjeta de crédito manualmente.
-
Editar transacciones de tarjeta de crédito.
Crear transacciones de tarjeta de crédito manualmente
La lista de transacciones manuales es útil para gestionar la recepción de facturas físicas de su proveedor de tarjeta de crédito o si no puede utilizar la importación automática. Al crear entradas de transacciones para cada gasto en la factura, el contable puede hacer coincidir las transacciones de tarjeta de crédito con los gastos en AppsForDynamics365.com.
El contable puede crear la transacción ingresando los datos correctos en cada uno de los campos, o importando un archivo en un formato elegido al configurar el Acuerdo de Tarjeta de Crédito.
Crear manualmente una transacción de tarjeta de crédito ingresando datos:
Ir a: Transacciones Manuales de Tarjeta de Crédito (TEM)
Nuevo: Crear una nueva Transacción de Tarjeta de Crédito.
| Transacciones Manuales de Tarjeta de Crédito | |
|---|---|
| Empleado: | Seleccione quién realizó el gasto. |
| Fecha de la Transacción: | Ingrese la fecha en la que el empleado realizó el gasto. |
| N.º de Tarjeta: | De una lista de números de tarjeta específicos del empleado. |
| Descripción: | Ingrese una descripción del gasto. |
| Moneda de la Transacción: | Seleccione la moneda utilizada. |
| Monto de la Transacción: | Ingrese el monto de la transacción. |
| Monto de Facturación: | Ingrese el monto de la facturación. |
Haga clic en Crear transacciones para enviar la transacción a todos los titulares de tarjetas, recibirán una notificación en la aplicación.
Crear manualmente transacciones de tarjeta de crédito importando un archivo
Ir a: Transacciones Manuales de Tarjeta de Crédito (TEM)
Importar archivo: Seleccione importar archivo
El contable tiene tres opciones para importar transacciones desde Importar archivo.
-
Importar un archivo de Excel
-
Importar desde el estado de cuenta bancario
-
Importar desde la conciliación bancaria
Ver y editar transacciones
En la vista de transacciones de tarjeta de crédito, se mostrará lo siguiente:
Ir a: Transacción de Tarjeta de la Empresa (TEM)
| Transacciones de Tarjeta de la Empresa | |
|---|---|
| N.º de Tarjeta: | El número de la tarjeta de crédito en cuestión. |
| Nombre del Titular de la Tarjeta: | El nombre del empleado que posee la tarjeta. |
| Fecha de la Transacción: | La fecha en que ocurrió la transacción. |
| Estado: | El estado de la transacción, que varía desde ''Enviado al empleado'' hasta ''Esperando para registrar'' y documenta cada paso intermedio. |
| Nombre del Punto de Venta: | El nombre del lugar donde se realizó la compra. |
| Moneda de la Transacción: | Moneda utilizada para la transacción. |
| Monto de la Transacción: | El monto de dinero gastado. |
| Monto de Facturación: | El monto a reembolsar al empleado. |
| Categoría Sugerida: | La categoría se sugiere en función del Código de Categoría del Comerciante y las elecciones anteriores. |
Marcar una transacción como manejada
Ir a: Transacciones Manuales de Tarjeta de Crédito (TEM)
Una vez que se crea una transacción, la opción principal para procesarla es marcarla como manejada. Este paso se toma antes de que el empleado relevante aborde la transacción y se utiliza en casos donde la transacción se ha vuelto irrelevante.
Para marcar una transacción como manejada, haga lo siguiente.
-
Seleccione una transacción.
-
En la barra de acciones, seleccione Acciones, luego Marcar Transacción como Manejada.
Viáticos
Después de que un viático ha sido enviado y aprobado, estará disponible para ser procesado por el departamento de finanzas en Business Central.
Registrar un viático
Registrar un gasto aprobado se puede hacer en unos pocos pasos cortos.
Ir a: Listo para registrar
Registre un gasto haciendo clic en F9 o seleccione Registrar.
El usuario solo puede registrar viáticos con estado Aprobado (color verde).
Reembolso
Una vez que los gastos han sido registrados al empleado en Business Central, estarán disponibles para reembolso. Dependiendo de la configuración de reembolso, el proceso se completará a través del diario de pagos en Business Central o mediante la exportación de archivos.
Ir a: Reembolso Pendiente
Ir a: Sugerir Entradas
Diario de Pagos
Reembolso a través del Diario de Pagos.
Ir a: Crear Líneas de Pago
Los usuarios serán redirigidos al diario de pagos en Business Central.
Exportación de archivos
Para reembolso a través de la exportación de archivos.
Ir a: Exportar
Registre un gasto haciendo clic en Exportar y Registrar.
El archivo generado se ubicará en la carpeta de descargas.