Empleado

Al igual que la aplicación móvil, cualquier usuario puede acceder al portal web AppsForDynamics365.com para crear gastos y kilometrajes.

Iniciar sesión en el portal

Iniciar sesión en el Portal de AppsForDynamics365 requiere la información de inicio de sesión proporcionada por correo electrónico cuando se configuró la cuenta. El inicio de sesión se puede realizar de dos maneras:

Nombre de usuario y contraseña o Iniciar sesión con Microsoft.

Alternativamente, contacte al administrador de Business Central o al departamento de TI si no es posible iniciar sesión.

Página principal

La página principal es la siguiente página en el portal. La página está agrupada por Gastos, Kilometrajes, Informe de gastos y Viáticos.

La lista de Gastos mostrará sus gastos que aún no han sido enviados para aprobación. Cada elemento mostrará este ícono

La lista de Kilometrajes mostrará sus kilometrajes que aún no han sido enviados para aprobación. Cada elemento se mostrará con este ícono de coche

Las Transacciones de tarjeta de crédito son transacciones de tarjeta de crédito realizadas con su tarjeta de crédito de empleado. Cada elemento mostrará este ícono de tarjeta

Enviar gastos

Aunque se sugiere que la presentación de gastos se realice a través de la aplicación, también se puede hacer a través del portal web de manera casi idéntica.

Ir a: Travel & Expense --> Nuevo Gasto

Comience el proceso de enviar un gasto completando la siguiente vista:

Detalles del gasto
Archivo o foto:	Agregue un archivo o foto del recibo o cualquier archivo relevante haciendo clic en el área del lado izquierdo, o simplemente arrástrelos al área. Los tipos de archivo admitidos son PDF y la mayoría de los tipos de imágenes comunes.
Fecha:	Seleccione la fecha. La fecha de hoy se establece por defecto.
Moneda:	Cambie la moneda si es necesario.
Monto:	Ingrese el monto.
País:	Si es necesario, cambie el país del gasto. Esto se establece por defecto en la configuración de su país en Business Central.
Descripción:	Ingrese una descripción. Este será el título del gasto.
Pagado por:	En el campo, elija entre Empleado y Tarjeta de la empresa.
Categoría:	Elija una categoría para el gasto entre las proporcionadas por su empresa.

Guardar o Enviar: Guarde el gasto y envíelo más tarde o envíelo inmediatamente.

A continuación se presentan campos opcionales al crear un gasto, dependiendo de las políticas de su empresa.

Campos opcionales
Empleados:	Agregue o elimine empleados. Su nombre se agrega por defecto.
Asistentes:	Agregue o elimine asistentes. Ejemplos incluyen invitados o clientes.
Proyecto/Tarea:	Escriba un trabajo y una tarea. Esto se utiliza principalmente para empresas de consultoría.
Información adicional:	Ingrese cualquier información adicional que pueda ser relevante.

Transacciones de tarjeta de crédito

Las transacciones de tarjeta de crédito son una forma popular de pagar varias cosas, y esto también se extiende a pagar en nombre de la empresa. ExFlow Travel & Expense simplifica la presentación de estas transacciones, especialmente si se han configurado Acuerdos de Tarjeta de Crédito, ya que se hace posible la coincidencia automática con los informes de gastos correspondientes.

Una transacción de tarjeta de crédito se puede abrir desde el tablero, completar los detalles y luego enviarla como un gasto. Si ya se ha creado un gasto para la transacción de tarjeta de crédito, se puede fusionar con la transacción de tarjeta de crédito.

Enviar transacciones de tarjeta de crédito antes de que se importe la transacción

Ir a: Travel & Expense --> Nuevo gasto

El proceso de enviar un gasto comienza completando la siguiente vista.

¡Importante! Este es el proceso para informar un gasto antes de que la transacción de tarjeta de crédito se importe a ExFlow Travel & Expense.

Detalles del gasto
Archivo o foto:	Agregue un archivo o foto del recibo o cualquier archivo relevante haciendo clic en el área del lado izquierdo, o simplemente arrástrelos al área. Los tipos de archivo admitidos son PDF y la mayoría de los tipos de imágenes comunes.
Fecha:	Seleccione la fecha. La fecha de hoy se establece por defecto.
Moneda:	Cambie la moneda si es necesario.
Monto:	Ingrese el monto.
País:	Si es necesario, cambie el país del gasto. Esto se establece por defecto en la configuración de su país en Business Central.
Descripción:	Ingrese una descripción. Este será el título del gasto.
Pagado por:	En el campo, elija entre Empleado y Tarjeta de la empresa.
Categoría:	Elija una categoría para el gasto entre las proporcionadas por su empresa.

Guardar o Esperar transacción: Guarde el gasto y envíelo más tarde o envíelo inmediatamente.

A continuación se presentan campos opcionales al crear un gasto, dependiendo de las políticas de su empresa.

Campos opcionales
Empleados:	Agregue o elimine empleados. Su nombre se agrega por defecto.
Asistentes:	Agregue o elimine asistentes. Ejemplos incluyen invitados o clientes.
Proyecto/Tarea:	Escriba un trabajo y una tarea. Esto se utiliza principalmente para empresas de consultoría.
Información adicional:	Ingrese cualquier información adicional que pueda ser relevante.

Enviar transacciones de tarjeta de crédito cuando se importa la transacción

Ir a: Travel & Expense --> Elija la transacción de tarjeta de crédito

Comience el proceso de enviar un gasto completando la siguiente vista.

Detalles del gasto
Archivo o foto:	Agregue un archivo o foto del recibo o cualquier archivo relevante haciendo clic en el área del lado izquierdo, o simplemente arrástrelos al área. Los tipos de archivo admitidos son PDF y la mayoría de los tipos de imágenes comunes.
Fecha:	Seleccione la fecha. La fecha de hoy se establece por defecto.
Moneda:	Cambie la moneda si es necesario.
Monto:	Ingrese el monto.
País:	Si es necesario, cambie el país del gasto. Esto se establece por defecto en la configuración de su país en Business Central.
Descripción:	Ingrese una descripción. Este será el título del gasto.
Pagado por:	En el campo, elija entre Empleado y Tarjeta de la empresa.
Categoría:	Elija una categoría para el gasto entre las proporcionadas por su empresa.

Guardar o Enviar: Guarde el gasto y envíelo más tarde o envíelo inmediatamente.

A continuación se presentan campos opcionales al crear un gasto, dependiendo de las políticas de su empresa.

Campos opcionales
Empleados:	Agregue o elimine empleados. Su nombre se agrega por defecto.
Asistentes:	Agregue o elimine asistentes. Ejemplos incluyen invitados o clientes.
Proyecto/Tarea:	Escriba un trabajo y una tarea. Esto se utiliza principalmente para empresas de consultoría.
Información adicional:	Ingrese cualquier información adicional que pueda ser relevante.

Problema de coincidencia entre el informe de gastos y la transacción de tarjeta de crédito

Si el informe de gastos y la transacción de tarjeta de crédito no se pueden coincidir automáticamente, el usuario debe coincidirlos manualmente.

Ir a: Travel & Expense --> Elija la transacción de tarjeta de crédito

En la esquina izquierda encontrará un menú desplegable llamado Coincidir.

Encuentre el informe de gastos que está conectado a la transacción de tarjeta de crédito.

Elija Continuar y Enviar.

Enviar con un informe de gastos

Los Informes de Gastos permiten a los empleados organizar gastos y obtener un resumen de los desembolsos.

Ir a: Travel & Expense --> Informe de gastos

Informe de gastos
Descripción:	Ingrese una descripción para el informe de gastos.
Información adicional:	Ingrese cualquier información adicional.
Proyecto/Tarea:	El informe de gastos se puede conectar a un proyecto específico, esto agregará el proyecto y la tarea a todas las transacciones que se agreguen al informe de gastos.

Después de crear un informe de gastos, se mostrará un nuevo campo etiquetado como Informe de Gastos al enviar un gasto, kilometraje o viático. A continuación se muestra un ejemplo de la página de kilometraje.