Comenzar con Travel & Expense

El administrador maneja la configuración y los usuarios detrás de escena. La mayor parte del trabajo que un administrador tendrá que hacer será al principio, con cosas como configurar los elementos prácticos de Travel and Expense, así como crear usuarios para los remitentes y aprobadores.

Esta sección ayudará con la configuración de ExFlow Travel & Expense en Business Central.

A continuación se enumeran los pasos necesarios para configurar:

• Asistente de configuración

• Grupos de contabilización

• Grupos de pago

• Regiones

• Categorías de gastos

• Medios de transporte

• Tarifas de viaje

Para acceder a las diferentes vistas en esta sección, use el campo de búsqueda o la visión general de Travel and Expense en la barra superior para navegar a la vista de exploración completa.

Asistente de configuración

El asistente de configuración está diseñado para simplificar la configuración básica de ExFlow Travel & Expense. Este manual del usuario guiará a los usuarios a través de los pasos, asegurando que el proceso de configuración sea sencillo y fácil de completar.

Ir a: Visión general de Travel & Expense --> Asistente de configuración

Configurar series de números

El asistente sugerirá series de números estándar de Business Central para gastos y kilometraje. Se pueden hacer ajustes durante esta configuración.

Configuración de kilometraje

Configure el método de reembolso para el kilometraje, el grupo de contabilización y la unidad de kilometraje.

Notificaciones

Configure recordatorios por correo electrónico para mantener informados a los usuarios y llamar su atención sobre las aprobaciones pendientes.

Finalizar

¡Felicidades! Toda la información necesaria se ha proporcionado con éxito para comenzar la configuración según las preferencias.

Grupos de contabilización

Los grupos de contabilización son clasificaciones esenciales de tipos de gastos que permiten a los contadores gestionar y organizar eficientemente los datos financieros. Cuando los empleados envían gastos a través de la aplicación o el portal web, deben seleccionar una Categoría de Gastos, que corresponde a uno de los grupos de contabilización predefinidos.

Para facilitar una contabilidad precisa, es crucial crear grupos de contabilización apropiados que abarquen varias tasas impositivas y cuentas de mayor. Por ejemplo, Tarifas de viaje requerirán grupos de contabilización específicos para gastos de kilometraje.

Tenga en cuenta que solo el departamento de finanzas tiene acceso para configurar y gestionar estos grupos de contabilización, asegurando que el proceso permanezca simplificado y seguro para los usuarios finales de la aplicación o el portal web.

Ir a: Travel & Expense --> Visión general --> Configuración de contabilización --> Grupos de contabilización

Nuevo: Para crear un nuevo grupo de contabilización.

Código: Esto sirve como un descriptor abreviado para el grupo de contabilización.

Por ejemplo, los gastos de comida nacionales podrían etiquetarse como "Food-dom", los gastos de comida internacionales como "Food-int" o los gastos misceláneos como "Misc".

Descripción: Ingrese una descripción, por ejemplo, "Comida y bebida nacional", "Comida y bebida internacional" o "Misceláneos".

N.º de cuenta G/L: Seleccione o ingrese el N.º de cuenta G/L.

Grupo de contabilización general de negocios: Seleccione o ingrese el grupo de contabilización general de negocios. Esto es estándar en Business Central.

Grupo de contabilización general de productos: Seleccione o ingrese el grupo de contabilización general de productos. Esto es estándar en Business Central.

Grupo de contabilización de IVA de negocios: Seleccione o ingrese el grupo de contabilización de IVA de negocios. Esto es estándar en Business Central.

Grupo de contabilización de IVA de productos: Seleccione o ingrese el grupo de contabilización de IVA de productos. Esto es estándar en Business Central.

N.º de cuenta G/L de trabajo: Seleccione o ingrese el N.º de cuenta G/L de trabajo, esto está conectado al módulo de proyectos en Business Central estándar.

Tenga en cuenta que el asistente crea un grupo de contabilización para Kilometraje.

Grupos de pago

Al igual que los Grupos de contabilización y los grupos comunes en Business Central, los Grupos de pago se utilizan para mapear entidades a cuentas G/L. Esta característica es particularmente útil cuando se gestionan múltiples tipos de tarjetas de crédito, cada una de las cuales requiere publicaciones de pago distintas.

Por lo general, es aconsejable configurar al menos dos Grupos de pago: uno para transacciones con tarjeta de crédito de la empresa y otro para reembolsar a los empleados. Tenga en cuenta que solo se puede asignar un Grupo de pago por Tipo de empleado. Para las tarjetas de crédito de la empresa, se pueden establecer múltiples Grupos de pago según sea necesario. Existe flexibilidad para configurar un solo Grupo de pago para cada Acuerdo de tarjeta de crédito o consolidar varios acuerdos en un solo grupo, según las preferencias.

Ir a: Travel & Expense --> Visión general --> Configuración de contabilización --> Grupos de pago

Nuevo: Crear un nuevo Grupo de pago

Código: Esto sirve como un descriptor abreviado para el grupo de pago.

Por ejemplo, "CC" para tarjeta de crédito o "EMPLOYEE" para empleado

Descripción: Ingrese una descripción.

Por ejemplo, "Tarjeta de crédito" o "Empleado"

Tipo de cuenta de saldo: Seleccione un tipo de cuenta de saldo, esto es estándar en Business Central.

N.º de cuenta de saldo: Seleccione un N.º de cuenta de saldo, esto es estándar en Business Central.

Regiones

Las Regiones contienen colecciones de países que son útiles si se necesita una configuración de contabilización específica por colección de países. Por ejemplo, esto puede ser útil para preparar las diferentes tasas impositivas para las diferentes regiones.

Ir a: Travel & Expense --> Visión general --> Configuración --> Regiones

Nuevo: Crear nuevas Regiones

Código: Esto sirve como un descriptor abreviado para la Región.

Descripción: Ingrese una descripción para la región.

Agregar países: Seleccione uno o más códigos de país.

Categorías de gastos

Para simplificar el registro de gastos para los usuarios, se deben crear Categorías de gastos. Con estas categorías y algunas variables adicionales, los usuarios que no son de finanzas pueden registrar gastos y proporcionar al departamento de finanzas información sobre cómo deben contabilizarse los gastos.

Las Categorías de gastos creadas serán visibles para los usuarios en el portal web y la aplicación móvil cuando estén creando un gasto. Los usuarios deben seleccionar una categoría que describa mejor su compra. Además, pueden optar por dividir el gasto con colegas o agregar un invitado, lo que indicará cómo contabilizar el gasto.

Para cada Categoría de gastos, se pueden establecer múltiples configuraciones de contabilización, lo que permite al departamento de finanzas gestionar eficientemente varios escenarios de gastos.

Ir a: Travel & Expense --> Visión general --> Configuración de contabilización --> Categorías de gastos

Nuevo: Crear nuevas Categorías de gastos

Código: Que indique brevemente para qué es la categoría, por ejemplo: "Food"

Descripción: Ingrese una descripción de la categoría, por ejemplo, "Comida y bebida". Tenga en cuenta que esta descripción será visible para los usuarios en la aplicación o el portal web.

A continuación, configure la configuración de contabilización para la categoría específica.

Prioridad: Cuando existen múltiples configuraciones de contabilización, el sistema determina cuál usar en función de los números de prioridad. La configuración de contabilización con el número de prioridad más alto será aplicada por el sistema si ninguna de las configuraciones coincide exactamente con el registro de gastos.

Doméstico: Si la configuración de contabilización solo es relevante cuando la ubicación del gasto es el propio país.

Códigos de región: Si la configuración de contabilización es relevante cuando la ubicación del gasto está fuera del propio país, seleccione una de las regiones creadas anteriormente.

Con invitados: Si la configuración requiere que el usuario agregue un invitado, marque con invitados.

Grupos de contabilización: Seleccione uno de los Grupos de contabilización creados anteriormente.

Dividir por empleados: Si la configuración requiere que el gasto se divida entre empleados, marque Dividir por empleados.

Repita los pasos anteriores para tantas categorías y configuraciones como sea necesario. Cuanto más completa sea su aproximación a la creación de categorías y configuraciones, más sencillo será para su departamento financiero procesar los gastos.

Medios de transporte

En ciertos países, se aplican diferentes tarifas de reembolso según el modo de transporte. Por ejemplo, las tarifas varían entre coches, coches con remolques y coches que transportan cargas pesadas. Al configurar los Medios de Transporte, especifique el tipo de transporte. Si la tarifa de reembolso es consistente para ciertos tipos, solo es necesario configurar un tipo.

Ir a: Travel & Expense --> Visión general --> Configuración de kilometraje --> Medios de transporte

Nuevo: Crear un nuevo Medio de transporte

Código: Que indique brevemente para qué es el tipo de transporte, por ejemplo: "Car".

Descripción: Ingrese la descripción del tipo de transporte.

Tarifas de viaje

Las tarifas de viaje permiten establecer la tarifa de reembolso para un empleado en función de un viaje específico.

Los empleados individuales pueden tener diferentes tarifas. Una tarifa sin un número de empleado especificado es una tarifa general que se utiliza como tarifa predeterminada.

Ir a: Travel & Expense --> Visión general --> Configuración de kilometraje --> Tarifas de viaje

Nuevo: Crear nueva tarifa de viaje.

Opción: Seleccione el Medio de transporte creado anteriormente.

N.º de empleado: Si no se especifica un número de empleado, la tarifa se considerará una tarifa general.

Fecha de inicio: Use esta opción si una tarifa necesita cambiar en un punto específico.

A partir de: Ejemplo: Si hay diferentes reglas de tarifas dependiendo del número de millas o kilómetros que el empleado ha conducido.

Tarifa: La tarifa para la regla específica.

Es importante configurar el manejador de reembolsos en Configuración (TEM).

Ir a: Configuración (TEM) --> Kilometraje

Manejador de reembolsos de kilometraje: Si el reembolso debe manejarse a través de Business Central, seleccione Publicar en el libro mayor de empleados, si el reembolso se maneja en el sistema de nómina, seleccione Exportar a XML.

Configurar Usuarios

Crear un usuario de AppsForDynamics365

Para acceder al portal de AppsForDynamics365 y usar la aplicación ExFlow Travel & Expense, cada usuario debe tener una cuenta de usuario creada. Este inicio de sesión se comparte entre empresas.

Cada usuario que requiera acceso al portal de AppsForDynamics365 debe configurarse como usuario de AppsForDynamics365. El usuario de AppsForDynamics365 extiende al empleado de Business Central asegurando que las configuraciones establecidas en el Empleado también se apliquen en el portal de AppsForDynamics365.

Ir a: Inicios de sesión de AppsForDynamics365

Hay dos opciones disponibles para crear un nuevo usuario.

1. Crear inicios de sesión para usuarios: Importar usuarios desde usuarios de BC.

2. Nuevo: Si el usuario no está creado como usuario de Business Central, ingrese manualmente las credenciales del usuario.

Crear con un usuario de Business Central

Crear inicios de sesión para usuarios: Seleccione el(los) usuario(s) de la lista.

Crear el usuario manualmente

Haga clic en Nuevo

Inicio de sesión de AppsForDynamics365
Estado del usuario	Indica si el usuario está activo o inactivo
Método de autenticación	Elija el método de autenticación para el usuario específico. Inicio de sesión de Microsoft Usuario/contraseña
Inicio de sesión:	ID de usuario que el usuario utilizará para iniciar sesión en el portal
Nombre:	El nombre completo del empleado
Contraseña:	La contraseña que el usuario utiliza para iniciar sesión en el portal. (Solo si se selecciona "usuario/contraseña")
Idioma:	El idioma previsto para que el usuario lo utilice.
Correo electrónico:	La dirección de correo electrónico del usuario. Esto se utiliza para notificaciones.
Usuario de Business Central:	Seleccione el usuario de Business Central al que debe estar vinculado este usuario.
Número de empleado:	Este es el número de empleado de Business Central asociado con el usuario. Se completará automáticamente cuando se ejecute la Configuración para TEM desde la tarjeta de Empleado en Business Central.

Mapear el empleado a AppsForDynamics365

Para completar la configuración del usuario, es necesario mapear el Empleado de Business Central al usuario de AppsForDynamics365.

Ir a: Empleado

Seleccione un empleado específico de la lista para otorgar acceso al Portal de AppsForDynamics365.

Configurar ExFlow Travel & Expense

Haga clic en: ExFlow Travel & Expense --> Configurar para TEM

Siga el asistente:

Haga clic en los tres puntos y busque al empleado en Inicio de sesión de AppsForDynamics365

Haga clic en los tres puntos y busque al gerente en Inicio de sesión de AppsForDynamics365

Configurar Tarjeta de Crédito

Los acuerdos de tarjetas de crédito son herramientas útiles para hacer coincidir automáticamente los gastos con los estados de cuenta de tarjetas de crédito correspondientes cuando se reciben. Una vez configurado, esto ahorrará tiempo al departamento de contabilidad y se puede mejorar aún más utilizando la función de importación automática de transacciones.

Acuerdos

Ir a: Travel & Expense - Visión general --> Tarjetas de la empresa --> Acuerdos

Nuevo: Crear un nuevo acuerdo.

Acuerdos
Código:	Ingrese un código para el acuerdo, que debe ser un descriptor abreviado para permitir una fácil identificación.
Descripción:	Ingrese una descripción del acuerdo.
Marca de tarjeta:	Seleccione una Marca de tarjeta de la lista.
Grupo de pago:	Seleccione Grupo de pago de los creados previamente.
Transacciones de tarjeta:	Seleccione el método para la importación de transacciones de tarjetas de crédito
Entrada manual/importación de archivo:	Seleccione esta opción si la transacción se ingresará manualmente o se importará con un archivo de Excel.
Desde el estado de cuenta bancario:	Las transacciones de tarjetas de crédito se importan desde el estado de cuenta bancario en Business Central.
Desde la conciliación bancaria:	Las transacciones de tarjetas de crédito se importan desde la conciliación bancaria en Business Central.
Automático desde la tarjeta SEB:	Las transacciones de tarjetas de crédito se importan desde la integración de la tarjeta SEB.

Esta es una lista de todas las tarjetas de crédito asociadas con este acuerdo específico. Desde aquí, se pueden asociar múltiples tarjetas de Tarjetas de crédito de la empresa con este Acuerdo de tarjeta de crédito específico.

En Tarjetas asociadas --> Tarjetas --> Agregar tarjetas

Seleccione la tarjeta de crédito específica. Para seleccionar varias tarjetas a la vez, haga clic en una línea de tarjeta de crédito y presione Shift+flecha hacia abajo en el teclado --> OK.

Tarjetas de crédito de la empresa

Al abrir la vista de Tarjetas de Crédito de la Empresa, todas las tarjetas creadas automáticamente a partir de transacciones o ingresadas manualmente serán visibles. Desde esta vista, hay dos opciones para crear una nueva tarjeta de crédito:

1. Importación Automática de Transacciones: Si esta función está configurada, las tarjetas de crédito de la empresa se crearán automáticamente en función del número de tarjeta y el nombre del titular de la tarjeta a partir de las transacciones.

2. Entrada Manual: Si no se prefiere la importación automática, las Tarjetas de Crédito de la Empresa se pueden crear manualmente.

Crear una nueva Tarjeta de Crédito manualmente

Ir a: Tarjetas de Crédito de la Empresa (TEM)

Nuevo: Crear una nueva tarjeta

Tarjetas de la Empresa (TEM)
N.º de Tarjeta:	Ingrese el número de la tarjeta.
Nombre del Titular de la Tarjeta:	Ingrese el nombre de la persona que usa la tarjeta.
Asignado al N.º de Empleado:	Seleccione el empleado de la lista.
Acuerdo de Tarjeta de Crédito:	Seleccione el acuerdo apropiado para la tarjeta de la empresa.

La Tarjeta de Crédito de la Empresa ha sido registrada, pero debe ser activada antes de que pueda ser utilizada.

Activar Tarjeta de Crédito

Para que una tarjeta de crédito obtenga el estado Activo, debe haber sido asignada a un acuerdo de tarjeta de crédito y a un empleado.

Seleccione una Tarjeta de Crédito de la Empresa de la lista y Active. La Tarjeta de Crédito de la Empresa ahora ha sido activada.

Sugerir Asociaciones de Tarjetas

Si una o más Tarjetas de Crédito de la Empresa no han sido asociadas con un Empleado, esta función le guiará a través de las tarjetas y empleados que el sistema desea emparejar.

Ir a: Tarjetas de la Empresa --> Nuevo

Definiciones de Importación de Excel

Mapee archivos de Excel para habilitar la importación de transacciones de tarjetas de crédito, que luego pueden ser enviadas a los titulares de las tarjetas para su procesamiento.

Ir a: Definición de importación de Excel (TEM)

Nuevo: Crear una nueva definición de importación

Definición de Importación de Excel
Código:	Defina un código para la definición de importación
Descripción:	Ingrese una descripción para la definición de importación
Línea de encabezado antes de las transacciones:	Habilite si hay líneas de encabezado en el archivo de Excel.
Título para la primera columna de encabezado:	Escriba el número de fila donde comienzan las líneas de transacciones.
Orden de fecha:	Elija el formato de fecha que tiene el archivo
El pago se muestra como un monto negativo:	Si el monto en el archivo es negativo, habilite este parámetro.

Mapear campos a columnas de Excel

En esta sección, especifique qué columnas en el archivo de Excel deben mapearse a los campos en ExFlow Travel & Expense.

Por ejemplo, si el número de tarjeta está ubicado en la columna D en el archivo de Excel, escriba D en el campo Número de tarjeta.

Mapear campos a columnas de Excel
Número de tarjeta:	Defina la columna para el número de tarjeta de crédito.
Titular de la tarjeta:	Defina la columna para el titular de la tarjeta.
Fecha de transacción:	Defina la columna para la fecha de transacción.
Monto de la transacción:	Defina la columna para el monto de la transacción.
Moneda:	Defina la columna para la moneda, no es obligatorio.
Monto de facturación:	Defina la columna para el monto de facturación.
Descripción:	Defina la columna para la descripción de la transacción.
País:	Defina la columna para el país, no es obligatorio.
MCC:	Defina la columna para el MCC, no es obligatorio.
Descripción de MCC:	Defina la columna para la descripción de MCC, no es obligatorio.
Referencia única:	Defina la columna para la referencia única, no es obligatorio.
N.º de factura:	Defina la columna para el número de factura, no es obligatorio.

Configurar Viáticos

Los viáticos son asignaciones diarias proporcionadas a los empleados para cubrir los gastos diarios incurridos durante los viajes de negocios. Simplifican el proceso de seguimiento de gastos al ofrecer una cantidad fija.

Configuración

Las reglas de cálculo se configuran en la página de Configuración de Viáticos (solo disponible en la edición Pro)
Ir a: Configuración --> Cambiar regla de cálculo

Seleccione la regla de cálculo.

Ir a: Cambiar regla de cálculo de Viáticos

Las reglas para calcular viáticos varían según el país, y actualmente, admitimos estos conjuntos de reglas de cálculo: Suecia, Finlandia, Dinamarca, Alemania y una regla general de "tarifa diaria fija". Dependiendo de la regla seleccionada, estarán disponibles diferentes configuraciones para su configuración.